Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Gestalten Sie Ihre täglichen Geschäftsprozesse durch den elektronischen Datenaustausch mit Deacom ERP effizienter

Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI)?

EDI ist ein Prozess, bei dem durch elektronischen Informations- und Datenaustausch Transaktionen zwischen zwei Unternehmen (Geschäftspartner) vollzogen werden. In den Bereichen Herstellung und Vertrieb stellt EDI heute eine essentielle Anforderung für Geschäftsabläufe mit den Kunden dar. Diese Methode bietet viele Vorteile – wie geringere Betriebskosten, höhere Effizienz, bessere Transparenz in der Lieferkette und höhere Genauigkeit.

Welche EDI-Standards gibt es?

Während Unternehmen in den USA für EDI-Standards vorwiegend den ANSI X12-Standard wählen, wird außerhalb der Vereinigten Staaten größtenteils der internationale Standard EDIFACT angewendet. Bei Deacom ERP kann der elektronische Datenaustausch so konfiguriert werden, dass diese beiden wichtigen Standards oder auch weitere Datenformate unterstützt werden.

Was sind Mehrwertnetzwerke (VAN)?

Mehrwertnetzwerke (VAN) fungieren als Vermittler zwischen Geschäftspartnern und vereinfachen die Datenkommunikation. Sie unterstützen Geschäftspartner durch zusätzliche Übersetzungen in für die internen Systeme lesbare Formate, die Entwicklung ihrer EDI-Files effizienter zu gestalten. Manche Geschäftspartner lassen eine direkte Datenübertragung zu, die meisten benötigen jedoch ein VAN, um die Transaktion zu Sicherheits- und Konfigurierungszwecken zu vereinfachen.

Deacom ERP bietet höchst flexible und optimal konfigurierbare Tools an, um den Vorteil von Implementierungen von EDI-Transaktionen zu maximieren. Nebenstehend erhalten Sie einen Überblick über Konfigurationsmöglichkeiten mit Angaben zur X12/EDIFACT-Kennung und der entsprechenden Richtung (ein- oder ausgehend).

Eingehende Inbound-Transaktionen werden mit einem flexiblen EDI-Mapping-Tool in der Software integriert. Ausgehende Outbound-Transaktionen werden durch Trigger in Deacom konfiguriert. Die Trigger-Funktionalität ermöglicht die Unterstützung jeder Outbound-EDI-Funktion.

EDI-Transaktionen mit Deacom ERP

Kundenaufträge – Transaktionen	X12/EDIFACT	eingehend / ausgehend
Bestellung (Kundenauftrag)	850/875/ORDERS	eingehend
Auftragsbestätigung	855/ORDRSP	ausgehend
Versandbenachrichtigung	856/DESADV	ausgehend
Rechnung	810/880/INVOIC	ausgehend
Bestellungen – Transaktionen
Bestellung	850/ORDERS	ausgehend
Auftragsbestätigung	855/ORDRSP	eingehend
Versandbenachrichtigung	856/DESADV	eingehend
Weitere Transaktionen
Status Bestand	846/INVRPT	ausgehend
Lager-Transaktionen	940	eingehend/ausgehend

Strukturen für Dokumentformatierung

Dateien können je nach Branche, Geschäftspartner und VAN formatiert werden. Deacom ERP unterstützt unterschiedliche Formatierungen:

XML
X12
CSV
XLSX (Excel)
TXT (mit Trennzeichen)
TXT (mit fester Länge)

Kommunikationsmethoden

EDI-Transaktionen können mit unterschiedlichen Kommunikationsprotokollen oder -methoden erfolgen. Deacom ERP unterstützt die folgenden Protokolle zur Kommunikation über ein VAN oder direkt mit dem Geschäftspartner:

SFTP
FTPS
FTP (nicht empfohlen)
AS2 (VAN notwendig)

Auswahl eines VAN

Deacom ERP unterstützt unterschiedliche Mehrwertnetzwerke wie zum Beispiel SPS Commerce, Digital Movers, Covalent Works, Sterling Commerce oder GXS. Mit dem KooperationspartnerSPS Commerce hat Deacom bereits zahlreiche typische Geschäftsprozesse standardisiert – ein erheblicher Vorteil für Unternehmen, da diese Integration die Prozessabbildung effizienter macht.

EDI-Prozess in Deacom ERP

Die Implementierung von EDI in Deacom ERP kommt für die Durchführung der Mappings ohne einen Entwickler aus. Sie erfordert lediglich gute Kenntnisse der EDI-Standards and -Formatanforderungen sowie das Know-how, die integrierte EDI-Konfiguration und die Trigger-Funktionalität zu nutzen. Der Prozess ist dreigeteilt:

Konfiguration: Das Setup eines Inbound-EDI-Imports oder eines Outbound-Triggers basiert auf dem Datenformat (meistens X12 or XML), das vom Geschäftspartner oder VAN vorgegeben wird. Der Geschäftspartner oder VAN stellt die Spezifikationen zur Verfügung, die konfiguriert werden müssen.
Kommunikation: Durch Bestätigung der Übertragung arbeitet das Setup zwischen Geschäftspartnern und/oder VANs.
Die Transaktion testen:Das Testen der Konfigurationen gewährleistet, dass die Transaktionen zwischen den Testumgebungen der Geschäftspartner erfolgreich funktionieren. Sobald die Kommunikation bestätigt ist und die Files den Test bestanden haben, kann die Konfiguration in Deacom ERP in Betrieb genommen werden.

EDI-Implementierung in Deacom ERP

Die Implementierung des EDI-Prozesses ist in folgenden Formen möglich:

Implementierung: Sofern die EDI-Transaktionen und Geschäftspartner in den Service-Rahmenverträgen für eine neue Implementierung eingeschlossen sind, konfiguriert und testet Deacom die Transaktionen und Geschäftspartner gemeinsam mit dem EDI-Team des Kunden. EDI-Spezialisten trainieren zudem die wichtigsten Teammitglieder in Bezug auf die Installation der Konfigurationen, Tests, Fehlerbehebung sowie Support beim Datensetup.
Hilfe-Dokumentation: Im Deacom Hilfe-System gibt es umfangreiche Dokumentationen und Mapping-Beispiele.
Beratung: Die Mitarbeiter von Deacom stehen jederzeit zur Verfügung, um neue Transaktionen zu vervollständigen und/oder neue Geschäftspartner einzusetzen oder das EDI-Team des Kunden beim Daten-Setup zu unterstützen.